مباني سازمان مديريت

 

دكتر ابوالفضل بختياري و سميرا قياسي

 

مقدمـه

در اين نوشتار جوامع امروزی را جوامع سازمانی می نامند، زیرا در این جوامع انسانها هر جایی که زندگی می کند و هر کاری که انجام     می دهند، با سازمانهای مختلف در ارتباط اند.

سازمانها با هم تفاوت های بسیاری دارند ولی هدف، برنامه، منابع برای اجرای برنامه و مدیران برای هدایت سازمان در جهت تحقق هدفهای آن از وجوه مشترک سازمانهاست.

و نيز تعريف هايي از سازمان و مديريت و از وظايف و نقش مديريت نيز در اينجا صحبت شده كه در چكيده مطالب به آنها اشاره خواهد شد. با وجود این که از بدو زندگی اجتماعی بشر مدیریت وجود داشته ولی مطالعات مدیریت از حدود دو قرن گذشته آغاز شده و مهمترین تالیفات و نظریه ها از اوایل قرن بیستم پدید آمده است. قدیمی ترین نظریه مدیریت، نظریه سنتی یا کلاسیک است که به سه شاخه اصلی تقسیم می شود: 1- مدیریت علمی2- مدیریت اداری3- مدیریت بوروکراتیک

چكيـده

سازمان: سازمان عبارت است از گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به اهداف گروهی با یکدیگر همکاری می کنند. و سازمان ها به انواع مختلف نيز تقسيم بندي مي شوند :

 سازمانهای انتفاعی و غیر انتفاعی: سازمانهای انتفاعی با هدف کسب سود تشکیل می شوند مانند موسسه های تجاری و سازمانهای  غیر انتفاعی با اهداف اجتماعی، فرهنگی، مذهبی و سیاسی تشکیل می شوند، مانند اتحادیه های کارگری، انجمنهای مذهبی، سازمانهای دولتی و ..

2-سازمانهای تولیدی و خدماتی: سازمانهای تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده می کنند و سازمانهای خدماتی، خدمات ارائه می کنند.

3- سازمانهای دولتی و خصوصی: سازمانهای دولتی توسط دولت کنترل می شود مانند ذوب آهن، مخابرات و سازمانهای خصوصی توسط افراد یا بخش غیر دولتی کنترل می شوند.

سازمان و محيط : سازمان با محیط اطراف خود کنش متقابل دارد و محیط خارج، با عواملی که به طور مستقیم یا غیر مستقیم بر سازمان اثر می گذارند در فعل و انفعالهای سازمان موثر است.

آن دسته از عوامل که بر سازمان تاثیر مستقیم دارند به دو گروه ذینفعان داخلی و ذینفعان خارجی تقسیم می شوند. عوامل فناوری، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی به طور غیر مستقیم بر سازمان اثر می گذارند.

مدیریت : سازمان و مدیریت لازم و ملزوم یکدیگرند. همه سازمانهای رسمی برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارند.

مدیریت به معنای فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، نظارت بر کار اعضای سازمان است که کلیه منابع سازمانی موجود را برای رسیدن به هدفهای تعیین شده سازمانی به کار می برد.

انواع مدیران: مدیران را می توان به دو دسته تقسیم کرد.

1- از نظر سطح سازمانی : مدیران از نظر سطح سازمانی به مدیران عملیاتی، میانی و عالی تقسيم مي شوند .

2- از نظر فعالیت های سازمانی : و از لحاظ فعالیت های سازمانی که مسئولیت اجرای آن را بر عهده دارند به مدیران وظیفه ای و مدیران عمومی تقسیم می شوند.

 

وظایف مدیر: وظایف اساسی مدیران عبارت است از برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، نظارت، خلاقیت مي باشد .

برنامه ریزی: وظیفه برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمان، تعیین راهبرد تحقق این اهداف، وایجاد مجموعه ای از برنامه ها برای یکپارچه و هماهنگ کردن فعالیت ها در جهت نیل به هدفهاست.

سازماندهی: وظیفه سازماندهی مدیر شامل تعیین وظایفی است که باید در سازمان اجرا شود.در این وظیفه مدیر تعیین می کند که     چه کسی به چه کسی گزارش می دهد و تصمیم های سازمان در کجا اتخاذ می شود.

هدایت: مدیر با ایجاد انگیزه در زیر دستان فعالیت های آنها را جهت می دهد، موثرترین مجاری ارتباط را انتخاب و تعارض میان اعضای سازمان را بر طرف می کند.

نظارت: فرایند ارزیابی، مقایسه و اصلاح که توسط مدیر انجام می گردد نظارت نامیده می شود.

خلاقیت: ایجاد شرایط لازم برای بروز خلاقیت یعنی پیدایش اندیشه های نو یکی از وظایف مدیر در نظر گرفته شده است.

نقش های مدیر: مدیران وظایف خود را با اجرا کردن سه نقش ارتباطی، اطلاعاتی، تصمیم گیری اجرا می کنند. نقش عبارت است از رفتار مورد انتظار از شخصی که پستی را اشغال کرده است.

نقش های ارتباطی:مدیران با اجرای نقش های ارتباطی روابط خود را در سازمان حفظ می کند و آن را گسترش می دهند که شامل سه نقش تشریفاتی، رهبری و رابط می باشد.

نقش های اطلاعاتی: مدیران با برقراری ارتباطات متقابل، شبکه ای از روابط را در درون و بیرون سازمان ایجاد می کنند که موجب می شود مدیر موقعیت منحصر به فردی در دریافت و ارسال اطلاعات داشته باشد.

نقشهای تصمیم گیری: نقشهای تصمیم گیری شاید مهم ترین نقش مدیریتی باشند، مدیران اطلاعات را برای تصمیم گیری به کار می برند تا زمان و چگونگی تعهد سازمان را در نیل به اهداف و فعالیت های مورد نظر تعیین کنند.

نقشهای تصمیم گیری به چهار نقش تقسیم می شوند: نقش نوآور، نقش آشوب زدایی، نقش تشخیص دهنده ی منابع، نقش مذاکره کننده

نظریه مدیریت علمی:

در مدیریت علمی برای افزایش کارآیی، شیوه هایی علمی نظیر مطالعه زمان و حرکت، ابزار استاندارد شده سرپرستی تخصصی و انگیزه های فردی پیشنهاد شده است و اعتقاد در این است که همیشه راه بهتری برای اجرای هر کاری وجود دارد که تنها با به کار بردن اصول مدیریت علمی امکان پذیر است.

نظریه مدیریت اداری

از آنجا که مدیریت علمی برای اداره سطح عملیاتی سازمان مناسبت بیشتری داشت افراد دیگری در صدد برآمدند تا وظایف مدیریت را در سطوح مختلف مورد بحث قرار دهند و نظریه مدیریت اداری را بنا نهادند. طبق این نظریه فعالیتهای هر سازمان تجاربی به شش دسته فعالیت های فنی، بازرگانی، مالی، امنیتی، حسابداری و مدیریت تقسیم می شود.

توانایی های لازم برای مدیران که براساس فعالیت های شش گانه به سه دسته تقسیم شده است: توانایی های عام، خاص، فنی و تخصصی اعتقاد بر این است که کارکنان بر حسب سطوح مختلف سازمانی به میزان متفاوتی از این توانایی ها نیاز دارند. چهارده اصل برای مدیریت تعیین شده است و اعتقاد بر این است که این اصول متناسب با وضعیت و شرایط سازمان به کار روند، این اصول عبارتند از: تقسیم کار، اختیار، انضباط، وحدت فرماندهی، وحدت جهت، اولویت منافع عمومی بر منافع فردی، جبران خدمات کارکنان، تمرکز، سلسله مراتب، نظم، انصاف، ثبات شغلی و استخدامی، ابتکار، روحیه کار گروهی.

مدیریت بوروکراتیک: بوروکراسی سازمان است با ویژگی های خاص مانند سلسله مراتب، اختیار، مقررات مي باشد .

سیستم: مجموعه ای از اجزاست که با ارتباط و پیوند متقابل یک کل واحد را تشکیل می دهند و نقش معینی را ایفا می کنند

محیط سیستم: هر سیستم را محیطی خاص احاطه کرده و از عواملی مانند عوامل فرهنگی، طبیعی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی متاثر است و بر آنها تاثیر می گذارد.بنابراین سیستم با محیط اطراف خود تعامل دارد.

مفاهیم کلیدی سیستم:

سیستم های فرعی: اجزایی که کل سیستم را می سازند سیستم های فرعی نامیده می شوند. دریک سازمان می توان سیستم های فرعی مانند تولید، بازاریابی، امور مالی، کارگزینی و ... را مشاهده کرد.

هم افزایی: هم افزایی یعنی این که هر مجموعه بزرگتر از اجزای تشکیل دهنده آن است.در مفهوم سازمانی، هم افزایی یعنی اگر بخش های جداگانه. دردرون یک سازمان با هم همکاری و کنش متقابل داشته باشند، کارآیی آنها بیش از زمانی است که هر یک به تنهایی عمل کنند.

سیستم های باز و بسته: سیستمی باز نامیده می شود که با محیط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد (کارخانه اتومبیل سازی) سیستمی را بسته می نامند که با محیط خود ارتباط متقابل نداشته باشد (سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم تجربی) در نظریه های جدید مدیریت سازمان سیستم بازی است که به طور دائم با محیط اطراف خود در تعامل است.

در نظریه های کلاسیک سازمان را به عنوان سیستم بسته ای تلقی می کردند که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسایل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند.

نتيجـه گيـري

بعد از خلاصه نمودن اين كتاب به يك نتيجه گيري مي رسم كه منظور از سازمان يعني اينكه افرادي در كنار هم آمده تا بتوانند با كمك يكديگر براي هدف هاي مناسب به آن نتيجه مطلوب برسند و اينكه همه سازمانها براي رسيدن به هدف خودشان حتماً بايد مديريت مناسبي داشته باشند و مديران بهترين نقش را در ايجاد يك راهبرد موفق در برنامه ها باتوجه به آن شرايط و برنامه ريزي ها و سازماندهي هاي خودشان دارند و خلاصه اينكه براي يك سازمان حتماٌ بايد يك مدير شايسته و نمونه اي باشد .

 

منبع:

 

مباني سازمان و مديريت ، طاهره فيضي